EO913] - Administrative Assistant
- Buenos Aires
- Permanente
- Tiempo completo
**Sanofi es una compañía líder e innovadora en salud, estructurada en 4 unidades de negocio globales: General Medicines, Specialty Care, Vaccines & Consumer Healthcare. Sanofi descubre, desarrolla y distribuye soluciones terapéuticas centradas en las necesidades de los pacientes en todo el mundo, adoptando nuevas tecnologías transformadoras.**Principales responsabilidades**:- Maneja información confidencial y documentación sensible conforme a las directivas de sus asistidos que requieren tacto y diplomacia.
- Asegura el cumplimiento de tareas administrativas como correspondencia, agendas, coordinación de reuniones, eventos y/o conferencias.
- Presta servicio de asistencia en procesos administrativos que requieren un conocimiento avanzado de las funciones operativas de toda la organización. Trabaja en base a las prioridades y competencias de la compañía. Participa y/o lidera equipos, comités o actividades transversales a las distintas áreas de la compañía. Armado de reuniones y realización de presentaciones ante diversos públicos. Participa en redes sociales de la compañía (Buzz, Yammer, Teams).
- Controla que todas las tareas de su sector se realicen de acuerdo a las políticas internas y regulaciones locales.
- Asiste de manera integral a las gerencias de ventas, marketing y médica en actividades organizativas internas, administrativas y operativas relativas a agenda y logística (reservas salas, catering, calendar, invitaciones, verificación asistencia, confección de minutas). Coordina y lleva a cabo la logística integral de las reuniones de equipo y las unidades de negocios que asiste.
- Gestiona y coordina la logística de viajes nacionales e internacionales de los miembros del comité y áreas que al momento sean pasibles de recibir la coordinación, la recepción de visitas nacionales e internacionales, cumpliendo con los requerimientos administrativos (pasajes, hoteles, traslados, otros)
- Realiza las tareas administrativas relacionadas con los servicios centralizados de la compañía (eBuy, eContract, Apex, etc).
- Trabaja en cooperación con el departamento de eventos científicos para generar la documentación necesaria para volcar en la herramienta Naya. Carga las órdenes de compra para eventos académicos y ayuda en el proceso de aprobaciones y seguimiento de facturas tanto para pagos locales como internacionales.
- Gestiona el alta de proveedores locales e internacionales: Conciliación del legajo de cada nuevo proveedor para su presentación a Procurement. Comunicación fluida con el proveedor a fin de acompañarlo en todo el circuito de contratación.
- Recopila información, completa análisis de rutina y realiza recomendaciones preliminares para una diversidad de informes que requieran aprobación de la gerencia del departamento.
- Realiza tareas de seguimiento y control especificas a solicitud de área que asiste. Registra la información correspondiente, mantiene y conserva adecuadamente los archivos.
- Investiga y completa en forma independiente los procesos administrativos complejos que requieran un alto grado de iniciativa y/o conocimiento del departamento, las funciones en cuestión o que resulten de impacto en otros departamentos. Confecciona documentos, presentaciones y planillas de los sectores que así lo requieren.
- Ayuda al control y envía detalle de provisiones de gastos de las áreas de soporte a Controlling del presupuesto mensual y anual.
- Genera códigos y referencias para los materiales promocionales en 4M PromoMats.
- Participa en el envío de muestras médicas y materiales promocionales a la fuerza de ventas en colaboración con el área de Supply Chain.
- Realiza los entrenamientos mandatorios en tiempo y forma alineados a las políticas y procedimientos de la organización. Capacitación constante en el uso de nuevas herramientas y la actualización de las existentes.**Qué valoramos para esta posición**:- Formación Universitaria: Estudios Universitarios en curso (Debe tener más del 50% de la carrera aprobada).
- Dominio de herramientas informáticas Office Avanzado.
- Principios Administrativos Básicos
- Buen manejo de plataformas de gestión.
- Inglés: Intermedio - avanzado
- Habilidades comunicacionales y buenas relaciones interpersonales.
- Predisposición al trabajo en equipo, cooperación, proactividad e iniciativa.
- Tomar acción, Pensar en Sanofi Primero.
- Pensar y actuar en pro de pacientes y clientes y salir de la zona de confort.
- Manejo de información confidencial o interna que requiere tacto y diplomacia.
- Adaptación al Cambio y agilidad de aprendizaje.**Nuestra Propuesta**
Entre nosotros representamos a más de 145 nacionalidades diferentes, por lo que te unirás a un equipo diverso que realmente cree en nuestra misión de ayudar a las personas de todo el mundo a vivir vidas más saludables. Como organización, nos movemos y crecemos constantemente y nos as
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